1. סקר מקדים לתהליכי ניהול (כולל נהלים עבור כל המפורט):
- מבנה ארגוני, אחריות וסמכות, תהליכים, מדיניות רכש והמלאי: מדיניות החברה לביצוע תחרות ומכרזים בין ספקים, ניהול מערך הספקים, מדיניות חומרים מסוכנים, מכירת מלאים עודפים ומחזור חומרים.
- מידע: ניהול ועדכניות מערכי המידע בחברה כולה ומהיבטי רכש בפרט, שיטת התיעוד ברכש, סקר אמינות המידע של מערכות הרכש בכלל ועל המלאי בפרט, התאמת מערכות המידע לצרכים, סקר חומרים מסוכנים ותהליך בקרתו, סקר על מדגם של סוגי הזמנות ברכש, בשלות חבילת הידע.
- מדידת ביצועים ויישום התוצאות: מיפוי ציפיות, תוצאות בפועל ושביעות רצון של כל בעלי העניין הן בתוך חברה והן מחוצה לה, הגדרה, מדידה ודיווח מול יעדי הנהלה ודגשים, תוכניות שיפור קיימות וכלי מדידה ומדדים לכל צוות ולכל בעל תפקיד, שיטת התמחור של עלויות הרכש בחברה ואופן העמסתן על ההזמנות, שיטת הדיווח בחברה, שיטת תיעדוף ושיטת טיפול בחריגים בנושא, מצבי קיצון/חירום – נהלים ותרגול.
- המשאב האנושי: פרופיל מקצועי של העוסקים ברכש, כישורים השכלה פורמלית והתמחויות, חלוקת הנטל והעומס בין בעלי התפקידים, מטריצת הסמכה וסמכויות, הכשרת הפרט, הסמכת אנשי הרכש והלוגיסטיקה, מדידת ביצועי הפרט ומשוב תקופתי לעובדים ולמנהלים, עבודה במשמרות, ניתוח יעילות התפוקה, איכות סביבת העבודה, תכניות תמריץ ותגמול.
- קוד אתי.
- תרבות ארגונית.
2. ניתוח, דו"ח/חוות דעת והצעת תוכנית עבודה לשיפור
- 1.ניתוח כל אחד מן הפרמטרים שבסעיף
- .הצגת פערים מול יעדי הנהלה קיימים ויעד הסוקרים המוצעים
- הכנת תוכנית עבודה תלת מימדית לשיפור: לתכנון ולהקמה של כל הנדרש להשלמת הפערים, להכשרה ממוקדת של בעלי התפקידים העוסקים בנושא ולאחריה תמיכה שוטפת בהתאם לצורך, במקרה של פער באיוש או בכישורים, להגדרת אפיון נדרש מבעלי התפקידים, לאיתורם (e2eR – end to end Recruiting), לסיוע בהצבתם ובהכשרתם לתפקיד.
3. מימוש תוכנית העבודה
- 2.ביצוע כל המפורט בסעיף
- חזרה על חלקים מן הסקר שבסעיף 1 במשך מספר תקופות, לצורך מדידת שיפור מתמשך.
- מעקב ודיווח עיתי למקבלי ההחלטות (הנהלה, דירקטוריון, בעלים).
- ליווי מקצועי לבעלי תפקידים נבחרים במידת הצורך (לאחר הכשרה).
- סקר אפקטיביות ושביעות רצון לאחר תקופה שתסוכם (6, 12 חודשים).
